Planificación de rutas y viajes para una flota pequeña: método y errores a evitar

El problema de planificar con una hoja de cálculo

Con 3 o 4 camiones, una hoja de cálculo basta. Con 8 o 10, cada cambio de última hora obliga a revisar a mano qué conductor está libre, qué vehículo tiene capacidad y si el conductor llegará dentro de sus horas. Los errores aparecen cuando el viaje ya está en marcha.

Un método en cinco pasos

1. Visualiza la semana por vehículo y día

Un diagrama de Gantt, con una fila por vehículo y una columna por día, muestra de un vistazo los huecos y los solapamientos. Asignar un viaje debería ser tan sencillo como arrastrarlo a una casilla.

2. Comprueba solapamientos y capacidad

Un vehículo puede llevar varias cargas a la vez siempre que no supere su capacidad en ningún día. Un conductor solo puede llevar varias cargas en el mismo vehículo. Detectarlo al asignar evita el drama del día de la carga.

3. Calcula la ruta real

La distancia y la duración por carretera mandan sobre la estimación a ojo. Con ellas puedes saber a qué hora llegará, cuántos kilómetros cobrar y cuánto cuesta realmente el viaje.

4. Respeta los tiempos de conducción

Un viaje que es viable en el mapa puede no serlo con las 9 horas diarias, la pausa de 45 minutos y los descansos. Calcula las paradas obligatorias antes de comprometerte con una hora de entrega.

5. Mide el margen antes de aceptar

Ingresos menos coste. El coste puede ser el real o, si no lo tienes, la distancia por el coste por kilómetro del vehículo. Un viaje que llena el camión pero no deja margen no es un buen viaje.

Errores frecuentes

• Asignar sin mirar qué conductor está libre.
• No dejar holgura para cargas y descargas.
• Ignorar el retorno en vacío.
• Planificar por intuición y calcular el margen al facturar.

Cómo lo hace Fleetaria

Fleetaria incluye un diagrama por vehículo y día donde se arrastra cada viaje para asignarlo o reasignarlo, con los viajes sin asignar en una lista lateral. Avisa de los solapamientos (no los impide), busca vehículos y conductores libres por fechas y zona, y tiene en cuenta la capacidad restante en la multicarga. La ruta por carretera se calcula sola al asignar el viaje y muestra distancia, duración y trazado; el margen se calcula por viaje y para el periodo.

Una nota técnica: por defecto el cálculo de rutas usa servicios públicos de OpenStreetMap, aptos solo para desarrollo y poco volumen. En producción se configura un proveedor propio o de pago.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se planifica una ruta de reparto?

Agrupando paradas por zona, ordenándolas según ventanas horarias y calculando la ruta por carretera con sus tiempos. Después se comprueban capacidad y tiempos de conducción.

¿Qué es un diagrama de Gantt en transporte?

Una tabla con una fila por vehículo y una columna por día donde cada viaje aparece como una barra. Sirve para ver huecos y solapamientos.

¿Cómo se calcula el margen de un viaje?

Ingresos menos coste. El coste incluye combustible, peajes, conductor y desgaste, o se estima con un coste por kilómetro.

¿Puede un vehículo llevar varias cargas?

Sí, mientras no supere su capacidad. El software debe avisarte si la suma de cargas excede la capacidad en algún día.