Documentos que debe tener al día una empresa de transporte: checklist de caducidades

Por qué las caducidades son el riesgo número uno

La mayoría de los problemas en carretera no vienen de una infracción grave, sino de un papel caducado: una ITV que venció el mes pasado, una tarjeta de tacógrafo sin renovar, un CAP fuera de plazo. Son fáciles de evitar, pero solo si alguien las vigila de forma sistemática.

Checklist por bloques

Empresa

• Autorización de transporte vigente (MDP para vehículos pesados o MDL para ligeros).
• Seguro de responsabilidad de la empresa.
• Gestor de transporte con certificado de competencia profesional (CCP) en empresas con autorización MDP.
• Capacidad financiera acreditada con autorización MDP: 9.000 euros para el primer vehículo y 5.000 euros por cada uno adicional.

Vehículo

• ITV en vigor.
• Seguro obligatorio.
• Permiso de circulación y ficha técnica.
• Copia de la autorización de transporte.
• Calibración del tacógrafo con su fecha de caducidad.
• Con mercancías peligrosas, certificado ADR del vehículo.

Conductor

• Permiso de conducir con la clase que exige el vehículo (por ejemplo, C1, C o C+E).
• Certificado de Aptitud Profesional (CAP).
• Tarjeta de conductor del tacógrafo digital.
• Con mercancías peligrosas, carné ADR.

Cada viaje

• Documento de control emitido.
• Datos del cargador, destinatario y mercancía.
• CMR si el transporte es internacional.
• Número ONU y clase ADR si la mercancía es peligrosa.

Un sistema simple para no olvidar nada

1. Un registro único con fecha de caducidad de cada documento.
2. Avisos con 30 y 7 días de antelación, y un responsable con nombre.
3. Revisión antes de cada salida: un camión con un documento caducado no debería salir sin que alguien lo sepa y lo decida.
4. Copias accesibles: el conductor debe poder mostrar los documentos en carretera.

Cómo lo resuelve Fleetaria

Cada documento de empresa, vehículo y conductor se guarda con su caducidad. El semáforo de cada viaje marca como crítico el que tiene un documento ausente o caducado y como incompleto el que carece de datos obligatorios. Además, comprueba que la clase del permiso cubra la que exige el vehículo (C+E cubre C, C cubre C1) y que, con mercancía peligrosa, estén en vigor los documentos ADR.

Por defecto la política es avisar: el conductor ve qué falta, confirma y sale, y queda registrado quién, cuándo y por qué. Cada empresa puede cambiarla a exigir, de modo que solo un gestor pueda autorizar la salida. Los requisitos están en validación con un asesor de transporte; no sustituyen al asesoramiento legal.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos debe llevar el conductor en el camión?

Su permiso, el CAP, la tarjeta de tacógrafo si el vehículo es digital, la documentación del vehículo (ITV, seguro, permiso de circulación y ficha técnica), la copia de la autorización de transporte y el documento de control. Con mercancía peligrosa, además, la documentación ADR.

¿Qué pasa si la ITV está caducada?

Es una infracción y puede conllevar sanción e inmovilización. Los importes y consecuencias dependen del caso: consúltalos en el baremo sancionador oficial o con tu asesor.

¿Cuánto antes conviene avisar de una caducidad?

Un margen de 30 días permite renovar sin prisas y otro aviso a los 7 días sirve de recordatorio final.

¿Hace falta CAP para conducir una furgoneta?

Depende del permiso y del vehículo. El CAP se exige a los conductores profesionales de vehículos que requieren permisos C1, C, C1+E o C+E, con las excepciones previstas en la norma.